Cei mai mulți dintre cei care citesc acest articol își vor aminti de sloganul NASA: „Eșecul nu este o opțiune”, o frază foarte des utilizată în lumea afacerilor în zilele noastre. Ca ființe umane și participanți implicați în mediul de afaceri, resentimentul nostru față de eșec este mare. Ca urmare, ne străduim să-l evităm cu orice preț. Și, în multe cazuri și cu multă muncă, reziliență și – să fim cinstiți – cu puțin noroc, obținem succesul mult dorit. Creșterea vine însă si cu o serie de provocări. Cum facem să o accelerăm pe mai departe și să nu blocăm chiar noi motorul?

Odată cu succesul se deschide o lume cu totul nouă – toate oportunitățile, toate opțiunile, toată bucuria … și toată presiunea de a rămâne în zona de succes și de a continua să creștem. După cum vă poate confirma majoritatea antreprenorilor, este mult mai dificil să menții succesul și să crești afacerea decât să ajungi acolo o dată – prima dată. Și există mai multe motive pentru asta: va trebui să te extinzi, să dobândești noi abilități, să adaugi noi oameni în organizație, să implementezi o modalitate clară și corectă de lucru și, cel mai important, să delegi sarcini unei echipe de management capabile pentru a evita să devii TU punctul de blocaj. Și toate acestea într-un mediu incert, în continuă schimbare și complex. Ușor de spus, nu-i așa?

Lucrând cu antreprenori români în ultimii 4 ani, am învățat câteva lecții valoroase despre cum se poate face această tranziție fără probleme – și subliniez fără probleme, nu ușor. Nu ar fi corect să spunem că este un proces ușor, deoarece vorbim despre managementul schimbării care necesită un minim de 6 luni pentru a fi sustenabil, în funcție de complexitatea contextului de afaceri. Multă presiune apasă asupra echipei de management, echipei de conducere, consiliul executiv sau orice alt nume ar putea avea. Membrii acesteia au responsabilitatea de a traduce viziunea în realitate, modelând-o activ, având grijă de tabloul de bord cu indicatorii relevanți, asigurându-se că echipele lor înțeleg și acceptă schimbările, rămân angajate și livrează constant rezultate. Ca să nu mai vorbim de grija de a construi și menține o cultură organizațională sănătoasă.

Dar… ce se întâmplă dacă nu există un panou de bord la care să te uiți? Aici apare o dublă problemă. Pe de o parte este vorba despre insuficienta conștientizare a necesității agregării și urmării centralizate a activității firmei. Pe de alta este o problemă legată de prelucrarea efectivă a datelor. Într-un studiu citat CECCAR se arată ca ‘o companie din cinci, activă şi performantă în economia din România, utilizează instrumente de Business Inteligence, în timp ce majoritatea apelează excesiv la resursa umană şi materială pentru a analiza un volum imens de date despre activitatea lor, generat de raportările clasice.”

Dar dacă se construiește cu mult efort un tablou de bord iar acesta nu mai reflectă strategia? Cu volatilitatea situației economice actuale, aceasta este o posibilitate reală. Sau dacă unii manageri au profiluri foarte tehnice și nu sunt familiarizați cu semnificația indicatorilor de ansamblu, fie ei KPIs sau OKRs? Sau dacă le lipsesc abilitățile de a lucra cu oamenii pentru a-i menține implicați, a-i susține, a-i îndruma? Sau dacă par a fi o echipă, dar nu acționează ca una? Un studiu din 2020 arată că mai puțin de 20% dintre companiile mari și medii active în România folosesc instrumente de Business Intelligence, care le ajută să fie eficiente și profitabile și, mai ales, să se adapteaze rapid modificărilor din piață.

De la provocare la acțiune, fără perfecțiune

Există o modalitate de a începe să puneți piesele înapoi în puzzle și de a obține imaginea finală mai repede. Alegeți una sau două provocări, gândiți-vă la rezultatul așteptat și începeți să identificați acțiunile care, odată luate, vor declanșa procesele de obținere a rezultatelor necesare. Implementați-le, chiar și într-o formă imperfectă, testați cum funcționează, ajustați și re-implementați. Prea des căutarea perfecțiunii este dușmanul acțiunii clare și rapide și stă în calea rezolvării eficiente a problemei.

Acest mod de lucru este o reinterpretare a modelului Agile din lumea IT, utilizat în prezent în dezvoltarea de software. Acest model funcționează foarte bine atunci când există puțină claritate asupra obiectivului final (obiectivul în mișcare), când schimbările apar mai rapid în mediul de afaceri (de aceea obiectivul se află în mișcare), unii membri ai echipei sunt de acord cu planul și alții nu, iar bugetul disponibil nu este garantat (da, uneori trebuie să lucrăm văzând și făcând).

Primele demersuri de acest tip le-am văzut la companii din IT și producție industrială care au extins modelul Agile și în zona de business management. Astfel, au definit proiecte cross-company necesare și importante cu echipa multi-disciplinară și un project sponsor din top management.

Câteva exemple sunt retenția angajaților, realocarea portofoliului de proiecte strategice, ameliorarea comunicării între departamentele de aprovizionare, vânzări și producție, implementarea unui sistem ERP sau employer branding.

Printre beneficiile obținute după primele sprinturi: decizii mai rapide cu toți stakeholderii la masă, corectarea imediată a erorilor de comunicare și a preconcepțiilor dintre departamente, îmbunătățirea colaborării între membrii echipelor de top management și colegii lor manageri ai diferitelor linii de business, identificarea dintre aceștia a celor cu potențial de creștere și lista poate continua.

Sprintul de 4 săptămâni

În ceea ce privește planificarea, experiența noastră arată că 4 este numărul magic – durata optimă a unui sprint, așa cum îl numim, este de patru săptămâni. Acest lucru permite ca unele rezultate să fie vizibile, dar menține suficientă flexibilitate pentru a ajusta obiectivele dacă apar schimbări în mediul înconjurător.

Exemple de inițiative care au fost abordate cu succes folosind această metodă provin din diverse părți ale organizației:

• Strategie (revizuirea și ajustarea strategiei fie ca urmare a influențelor externe, cum ar fi noi competitori, lupta pentru resurse, schimbări ale tendințelor din industrie, etc., fie a evenimentelor interne, cum ar fi schimbarea acționarilor, crearea unui panou de bord conectat și relevant la nivel de companie, pentru ca echipa de management să aibă o privire unitară și solidă asupra rezultatelor trecute și a celor mai importante previziuni)
• Vânzări (abordarea de piețe noi, lansarea de produse și servicii noi, construirea de echipe de vânzări de succes)
• Operațiuni (îmbunătățirea continuă a operațiunilor interne, proceselor și sistemelor pentru a sprijini livrarea strategiei)
• Resurse umane (ajustarea și menținerea unei culturi organizaționale sănătoase pentru a obține rezultate și a păstra talentele, stagii, programe de accelerare, formarea de noi manageri)

Principalele beneficii ale abordării acestei metode sunt:

• Rezultate rapide - descoperirea de soluții intermediare eficiente până când una finală este implementată
• Risc financiar scăzut - investiție a unor bugete limitate în stadiile incipiente
• Implicarea membrilor echipei
• Capacitatea de a ajusta și face schimbări în timp real, dacă este necesar
• Flexibilitate în conduita de management

În plus, sprinturile oferă o oportunitate valoroasă pentru mentorat și coaching pentru membrii echipei, îi ghidează și îi ajută să-și construiască abilitățile de care au nevoie pentru a deveni mai autonomi și mai eficienți. Tot lucrul în sprinturi oferă ocazia aplicării practice a unui instrument foarte puternic: psihoeducația în business, ca factor de auto-cunoaștere și dezvoltare a liderilor și echipelor acestora. Înțelegerea elementelor de bază din psihologie și neuroștiință explică în mod credibil, fundamentat științific de ce avem anumite reacții și comportamente și mai ales ce impact au asupra celorlalți. Psihoeducația ajută la îmbunătățirea capacității de leadership și la dezvoltarea unei culturi organizaționale sănătoase și productive, crescând șansele de a rămâne în zona de succes pe termen lung.

În felul acesta tu, antreprenorul sau liderul de echipă, devii un factor de creștere în loc de un factor de blocaj.